Signaturbilder werden in Outlook 2013 nicht mitgesendet – Registry-Fix

E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Logos oder Bildern sind im Unternehmensumfeld Standard. Doch Outlook 2013 hat eine bekannte Eigenheit: Bilder in Signaturen werden standardmäßig als Verknüpfung eingefügt, nicht als eingebettetes Element. Der Empfänger sieht dann statt des Logos nur einen roten X-Platzhalter. Ein einzelner Registry-Wert behebt das Problem dauerhaft.

Ursache: Verknüpfte statt eingebettete Bilder

Wenn Outlook eine Signatur mit einem Bild erstellt, speichert es dieses Bild lokal auf dem Rechner des Absenders (typischerweise unter %appdata%MicrosoftSignatures). Beim Versenden der E-Mail verweist Outlook standardmäßig nur auf diesen lokalen Pfad – es bettet das Bild nicht in die E-Mail ein. Da der Empfänger keinen Zugriff auf den lokalen Dateipfad des Absenders hat, kann das Bild nicht angezeigt werden.

Lösung: Registry-Wert Send Pictures With Document

Microsoft bietet für dieses Verhalten einen Registry-Schalter an, der Outlook anweist, Bilder aus Signaturen und dem E-Mail-Body beim Senden einzubetten statt zu verknüpfen.

Der relevante Registry-Schlüssel für Outlook 2013:

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice
.0OutlookOptionsMail

Dort einen neuen DWORD-32-Bit-Wert anlegen:

Name:  Send Pictures With Document
Typ:   REG_DWORD
Wert:  1

Einstellung per Registry-Datei verteilen

Für die Verteilung auf mehrere Arbeitsplätze empfiehlt sich eine .reg-Datei:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice
.0OutlookOptionsMail]
"Send Pictures With Document"=dword:00000001

Diese Datei lässt sich per Gruppenrichtlinie (Group Policy) oder Login-Script auf alle betroffenen Workstations ausrollen. Nach dem Import ist ein Neustart von Outlook erforderlich.

Outlook 2010 und andere Versionen

Für andere Outlook-Versionen ändert sich nur die Versionsnummer im Registry-Pfad:

# Outlook 2010 (Version 14.0)
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice.0OutlookOptionsMail

# Outlook 2016 / 2019 / Microsoft 365 (Version 16.0)
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice.0OutlookOptionsMail

Signatur korrekt einrichten

Damit Bilder in der Signatur zuverlässig angezeigt werden, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise beim Erstellen der Signatur:

1. Im Outlook-Signaturmanager (Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen) die Signatur öffnen.
2. Das Logo-Bild direkt in das Signaturfeld ziehen oder über das Bild-Symbol einfügen (nicht als Hyperlink).
3. Registry-Wert setzen (siehe oben).
4. Outlook neu starten und eine Test-E-Mail an eine externe Adresse senden.
5. Prüfen, ob das Bild beim Empfänger korrekt angezeigt wird.

Hinweis zu E-Mail-Größe

Das Einbetten von Bildern erhöht die Größe jeder E-Mail um die Dateigröße des Bildes. Für ein typisches Logo (10–50 KB) ist das vernachlässigbar. Bei großen Signaturen mit mehreren Bildern kann die E-Mail-Größe jedoch merklich wachsen. Es empfiehlt sich daher, Signaturbilder vor dem Einbetten zu optimieren – Logos im PNG-Format mit unter 20 KB sind ideal.

Mit diesem einen Registry-Wert werden Signaturbilder in Outlook 2013 zuverlässig in jede ausgehende E-Mail eingebettet – und kommen beim Empfänger so an, wie sie aussehen sollen.